Cela commence toujours pareil. Une facture d'entretien qui semble élevée, une question posée au syndic, une réponse évasive. Puis une deuxième question, sans réponse cette fois. Et au bout de quelques mois, le constat : personne dans la résidence ne sait où va l'argent.
Cette situation est plus fréquente qu'on ne le croit, et les copropriétaires y réagissent souvent mal — soit en laissant filer, soit en cessant de payer leurs charges, ce qui est la pire des options. Voici l'ordre dans lequel il faut procéder.
Ce que le syndic vous doit
Le syndic n'est pas le propriétaire de la copropriété : il en est le mandataire. Cette qualité, posée par la loi 18-00, emporte trois obligations qu'aucun contrat ne peut supprimer.
- Tenir une comptabilité du syndicat, distincte de la sienne, et depuis le décret n° 2.23.700, selon des règles précises — voir notre guide du décret 2.23.700.
- Rendre compte de sa gestion à l'assemblée générale, qui approuve ou non les comptes.
- Tenir les pièces justificatives à disposition des copropriétaires. Les factures ne sont pas ses documents : ce sont ceux du syndicat.
Ne cessez jamais de payer vos charges pour faire pression. C'est l'erreur qui retourne le dossier contre vous : vous devenez le copropriétaire débiteur, votre parole perd son poids en assemblée, et le syndic obtient l'argument qui lui manquait. Payez, et contestez par les voies prévues.
Les étapes, dans l'ordre
1. Demander par écrit, et garder la trace
Un email ou un courrier, daté, listant précisément ce que vous demandez : le relevé bancaire du syndicat sur la période, les factures des postes concernés, l'état des impayés, le budget voté. Une demande orale n'existe pas dans un dossier. Une demande écrite restée sans réponse, oui — et c'est elle qui constituera la preuve de la carence.
2. Se regrouper
Un copropriétaire isolé est facile à ignorer. Dix copropriétaires qui écrivent la même demande le sont beaucoup moins. C'est aussi à ce moment que se constitue le noyau qui portera la suite, et que se prépare le vote éventuel en assemblée.
3. Provoquer une assemblée générale
C'est l'organe souverain de la copropriété, et le seul qui puisse approuver les comptes, refuser le quitus, ou révoquer le syndic. La loi 18-00 organise sa convocation, y compris à la demande de copropriétaires représentant une part suffisante des tantièmes. Faites-vous préciser le seuil applicable à votre résidence et respectez scrupuleusement le formalisme : c'est sur la forme qu'un syndic contestera la validité de l'assemblée.
4. Refuser le quitus si les comptes ne sont pas justifiés
Approuver les comptes, c'est décharger le syndic de sa responsabilité pour la période. Un vote d'approbation donné sans pièces justificatives ferme des portes qu'il sera difficile de rouvrir. En cas de doute sérieux, le report du point à une assemblée ultérieure, le temps d'obtenir les documents, vaut mieux qu'une approbation de complaisance.
5. Envisager la révocation, et préparer la suite
Révoquer sans avoir prévu le remplaçant met la résidence en difficulté : plus personne ne paie les fournisseurs, plus personne ne recouvre les charges. Inscrivez à l'ordre du jour la révocation et la désignation du nouveau syndic, et ayez le dossier de reprise prêt.
La reprise : le moment le plus délicat
C'est là que les choses se compliquent réellement. Un syndic sortant, surtout s'il part mal, rend rarement des archives complètes. Anticipez :
- demandez la restitution par écrit, avec un inventaire précis de ce que vous attendez ;
- reconstituez ce qui manque à partir des sources externes : relevés bancaires obtenus auprès de la banque, factures redemandées directement aux fournisseurs ;
- faites voter en assemblée générale les soldes d'ouverture par lot, à partir de ce que vous avez pu établir. C'est le point de départ de la nouvelle comptabilité, et il doit être approuvé collectivement pour être opposable.
Cette reconstitution est fastidieuse, mais elle est faisable. Beaucoup de résidences reprises dans le désordre y sont arrivées en un exercice.
Ce qui empêche que ça recommence
Un syndic ne devient pas opaque du jour au lendemain : il le devient parce que rien ne l'oblige à être transparent au quotidien. Deux mesures y changent tout.
Un conseil syndical actif, qui consulte les pièces régulièrement plutôt qu'une fois par an dans l'urgence de l'assemblée.
Un accès permanent aux comptes pour tous les copropriétaires. C'est le principe sur lequel Cosyndic a été construit : chaque résident consulte en direct les charges appelées, les dépenses engagées, le solde de la résidence et sa propre situation. Un syndic qui travaille sur un outil transparent n'a plus rien à cacher — et n'a plus non plus à se justifier en permanence, ce qui lui simplifie la vie autant qu'aux copropriétaires.
Cette page décrit une démarche générale et ne remplace pas un conseil juridique. Un conflit engagé, une révocation contestée ou un contentieux avec un syndic sortant justifient de consulter un avocat.